Dein Festpreisprojekt ist aus dem Ruder gelaufen.
Das Projekt hat mehr gekostet als eingebracht. Meist erklären kleine Aufgaben, die niemand eingetragen hat, die Lücke. Die nächste Schätzung übersieht sie wieder, ausser du kalkulierst mit echten Stunden.
Du hast zum Festpreis unterschrieben. Die Arbeit hat länger gedauert, und die zusätzlichen Stunden gingen von deiner Marge ab.
Nichts Grosses ist schiefgelaufen. Hier ein Kundengespräch, dort ein Zwei-Zeilen-Fix, dazu eine Runde «kurzer» Änderungen, die niemand notiert hat.
Keine dieser Aufgaben kam in die Zeiterfassung, also hast du die Lücke erst beim Projektabschluss gesehen. Da war der Vertrag unterschrieben und der Preis vereinbart.
Dann kalkulierst du das nächste Projekt aus dem Gedächtnis. Das Gedächtnis vergisst dieselben kleinen Aufgaben, die neue Schätzung übersieht sie auch, und die Überschreitung wiederholt sich.
Warum Festpreisprojekte überziehen
In kleinen Teams sind die Ursachen klein, und sie summieren sich.
Kleine Aufgaben, die niemand einträgt
Für einen 15-Minuten-Anruf oder einen schnellen Fix startet man keinen Timer. Über ein Projekt werden daraus Stunden, die in keinem Bericht auftauchen.
«Kurze» Anfragen, die den Umfang wachsen lassen
«Kannst du diesen Button verschieben?» Jede Anfrage ist so klein, dass ein Nachtrag kleinlich wirkt. Zusammen werden sie zu Arbeit, die du gratis übernommen hast.
Schätzungen aus dem Gedächtnis
Du erinnerst dich an die Hauptarbeit und vergisst das Hin und Her drumherum. Eine Schätzung aus dem Gedächtnis lässt genau die Arbeit weg, die letztes Mal nicht eingetragen wurde.
Rechenbeispiel: 24 Stunden mehr bei einem 80-Stunden-Angebot
Angenommen, du hast 80 Stunden offeriert und einen Festpreis von 6’000 € vereinbart. Geplant waren 75 € pro Stunde.
Das Projekt hat 104 Stunden gedauert. Der Kunde zahlt weiterhin 6’000 €, also hat dir jede Stunde etwa 58 € eingebracht.
Verteilt auf ein zweimonatiges Projekt sind 24 zusätzliche Stunden weniger als drei Stunden pro Woche. Ein paar Anrufe und kleine Fixes reichen dafür.
Berechne mit dem Rechner für verlorene Stunden, was dich nicht erfasste Aufgaben kosten
Was du dagegen tun kannst
Ein unterschriebener Vertrag bleibt unterschrieben. Die nächste Überschreitung kannst du trotzdem kommen sehen und einpreisen.
Erfasse während der Arbeit
Trag Aufgaben ein, wenn du sie erledigst, auch die 15-minütigen. Stunden, die du am Freitag rekonstruierst, sind Schätzungen.
Vergleiche Schätzung und Ist während des Projekts
Prüf die Stunden gegen die Schätzung, solange das Projekt läuft, bei jedem Meilenstein oder jede Woche. Wenn du die meisten Stunden verbraucht hast und die halbe Arbeit noch offen ist, kannst du mit dem Kunden noch über den Umfang reden.
Kalkuliere das nächste Projekt mit echten Stunden
Schau, was ähnliche Projekte Aufgabe für Aufgabe gebraucht haben, und schätze davon ausgehend.
Rechne den Aufwand ein, den du siehst
Anrufe, Reviews und kleine Fixes gehören zum Job. Nimm die gemessenen Stunden dafür als eigene Zeile ins Angebot, statt eines zufällig gewählten Puffers.
So hilft dir Tidpunkt, es früh zu sehen
Tidpunkt ist eine Zeiterfassung für kleine Teams, die Festpreis- und Retainer-Arbeit verkaufen.
Geschätzt gegen Ist, pro Vertrag
Leg die geschätzten Stunden für einen Festpreis- oder Retainer-Vertrag fest. Der Bericht zeigt, wie viele du verbraucht hast, während die Arbeit noch läuft.
Zwei Klicks in der Menüleiste
Speichere, setze fort oder starte einen Eintrag aus der Menüleiste oder dem System-Tray unter macOS, Windows und Ubuntu. Erfassen dauert Sekunden, also werden auch die kleinen Aufgaben erfasst.
CSV-Export für deine eigenen Tabellen
Exportiere Stunden pro Vertrag und Aufgabe als CSV und bau deine nächste Schätzung in der Tabelle, die du schon nutzt.
Keine Screenshots
Tidpunkt macht nie Screenshots und zeichnet keine Aktivität auf. Deine Daten liegen in der EU.
Kostenlos für bis zu 5 Personen, ohne Zeitlimit. Jedes neue Konto bekommt zusätzlich 14 Tage Team zum Testen, ohne Karte. Preise ansehen
Mehr zu verlorenen Stunden und Angeboten
Fragen
Wer zahlt, wenn ein Festpreisprojekt überzieht?
Du, ausser dein Vertrag sagt etwas anderes. Ein Festpreis legt das Risiko zusätzlicher Stunden beim Anbieter. Mehr Geld gibt es nur für Arbeit, die der Kunde als ausserhalb des ursprünglichen Umfangs anerkennt.
Kann ich den Kunden bitten, die zusätzlichen Stunden zu bezahlen?
Für Arbeit ausserhalb des vereinbarten Umfangs, ja. Sprich es an, wenn die Anfrage kommt, und vereinbare Stunden oder einen neuen Preis, bevor du anfängst. Nach Projektabschluss zu fragen ist ein viel schwierigeres Gespräch, und dein Vertrag entscheidet, was du verlangen kannst.
Wie viel Puffer sollte ich in ein Festpreisangebot einrechnen?
Nimm deine eigenen Zahlen statt einer Faustregel. Vergleiche geschätzte und tatsächliche Stunden deiner letzten Festpreisprojekte und rechne die Lücke ein, die du siehst. Hast du noch keine erfassten Stunden, erfasse das nächste Projekt und starte damit.
Wie schätze ich ein Festpreisprojekt?
Teil die Arbeit in Aufgaben und schätze jede danach, was ähnliche Aufgaben früher gebraucht haben. Dann nimm Anrufe, Reviews und kleine Fixes als eigene Zeile dazu.
Wie erkenne ich, dass ein Projekt überzieht, bevor es endet?
Vergleiche die erfassten Stunden während des Projekts mit der Schätzung. Wachsen die verbrauchten Stunden schneller als die erledigte Arbeit, sprich den Umfang mit dem Kunden an, solange du noch etwas ändern kannst.
Erfasst Tidpunkt die Zeit automatisch?
Nein. Du startest und stoppst Einträge selbst, mit zwei Klicks in der Menüleiste oder im System-Tray. Tidpunkt macht nie Screenshots und zeichnet keine Aktivität auf.
Sieh die nächste Überschreitung, bevor das Projekt endet
Erfasse Zeit in der Menüleiste und vergleiche geschätzte mit tatsächlichen Stunden bei jedem Festpreisvertrag.
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