Votre projet au forfait a dépassé son budget.
Le projet a coûté plus qu’il n’a rapporté. Le plus souvent, l’écart vient de petites tâches que personne n’a saisies. Le prochain devis les oubliera aussi, sauf si vous le calculez à partir d’heures réelles.
Vous avez signé au forfait. Le travail a pris plus de temps, et les heures en plus sont sorties de votre marge.
Rien de grave ne s’est produit. Un appel client ici, une correction de deux lignes là, une série de modifications « rapides » que personne n’a notées.
Aucune de ces tâches n’est arrivée dans le suivi du temps, donc vous n’avez vu l’écart qu’à la clôture du projet. À ce moment-là, le contrat était signé et le prix convenu.
Ensuite, vous chiffrez le projet suivant de mémoire. La mémoire oublie les mêmes petites tâches, le nouveau devis les oublie aussi, et le dépassement se répète.
Pourquoi les projets au forfait dépassent
Dans les petites équipes, les causes sont petites, et elles s’additionnent.
Les petites tâches que personne ne saisit
Un appel de 15 minutes ou une correction rapide semble trop petit pour lancer un chronomètre. Sur un projet, ces minutes deviennent des heures qui n’apparaissent dans aucun rapport.
Les demandes « rapides » qui élargissent le périmètre
« Vous pouvez déplacer ce bouton ? » Chaque demande est assez petite pour qu’un avenant paraisse mesquin. Ensemble, elles deviennent du travail que vous avez accepté de faire gratuitement.
Des estimations faites de mémoire
Vous vous souvenez du travail principal et oubliez les allers-retours autour. Une estimation faite de mémoire laisse de côté le travail qui n’a pas été saisi la dernière fois.
Exemple chiffré : 24 heures de plus sur un devis de 80 heures
Imaginons que vous ayez chiffré 80 heures et convenu d’un forfait de 6 000 €. Vous aviez prévu 75 € de l’heure.
Le projet a pris 104 heures. Le client paie toujours 6 000 €, donc chaque heure vous a rapporté environ 58 €.
Réparties sur un projet de deux mois, 24 heures en plus font moins de trois heures par semaine. Quelques appels et petites corrections suffisent.
Calculez ce que vous coûtent les tâches non saisies avec le calculateur d’heures perdues
Que faire
Un contrat signé reste signé. Vous pouvez quand même voir venir le prochain dépassement et l’intégrer au prix.
Saisissez pendant que vous travaillez
Saisissez les tâches au moment où vous les faites, y compris celles de 15 minutes. Les heures reconstituées le vendredi sont des suppositions.
Comparez estimé et réel pendant le projet
Comparez les heures à l’estimation pendant que le projet avance, à chaque jalon ou chaque semaine. Si vous avez utilisé la plupart des heures et qu’il reste la moitié du travail, vous pouvez encore parler du périmètre avec le client.
Chiffrez le projet suivant à partir d’heures réelles
Regardez ce que des projets similaires ont pris, tâche par tâche, et estimez à partir de là.
Ajoutez le travail annexe que vous voyez
Appels, relectures et petites corrections font partie du métier. Mettez les heures mesurées pour ce travail sur une ligne à part dans le devis, plutôt qu’une marge choisie au hasard.
Comment Tidpunkt vous aide à le voir tôt
Tidpunkt est un outil de suivi du temps pour les petites équipes qui vendent du forfait et de l’abonnement.
Estimé et réel, par contrat
Indiquez les heures estimées d’un contrat au forfait ou d’un abonnement. Le rapport montre combien vous en avez utilisé pendant que le travail est en cours.
Deux clics depuis la barre de menus
Enregistrez, reprenez ou créez une entrée depuis la barre de menus ou la zone de notification sur macOS, Windows et Ubuntu. Saisir prend quelques secondes, donc les petites tâches sont saisies aussi.
Export CSV pour vos propres tableurs
Exportez les heures par contrat et par tâche en CSV, et préparez votre prochaine estimation dans le tableur que vous utilisez déjà.
Aucune capture d’écran
Tidpunkt ne prend jamais de captures d’écran et n’enregistre pas l’activité. Vos données sont hébergées dans l’UE.
Gratuit jusqu’à 5 personnes, sans limite de durée. Chaque nouveau compte reçoit aussi 14 jours d’essai du plan Team, sans carte bancaire. Voir les tarifs
Aller plus loin sur les heures perdues et les devis
Questions
Qui paie quand un projet au forfait dépasse ?
Vous, sauf si votre contrat prévoit autre chose. Un forfait fait porter le risque des heures en plus au prestataire. Vous n’obtenez plus d’argent que pour du travail que le client reconnaît comme hors du périmètre initial.
Puis-je demander au client de payer les heures en plus ?
Pour du travail hors du périmètre convenu, oui. Soulevez la question quand la demande arrive, et convenez des heures ou d’un nouveau prix avant de commencer. Demander après la clôture du projet est une conversation bien plus difficile, et votre contrat décide de ce que vous pouvez réclamer.
Quelle marge de sécurité ajouter à un devis au forfait ?
Utilisez vos propres chiffres plutôt qu’une règle empirique. Comparez les heures estimées et réelles de vos derniers projets au forfait et ajoutez l’écart que vous constatez. Si vous n’avez pas encore d’heures saisies, saisissez le prochain projet et partez de là.
Comment estimer un projet au forfait ?
Découpez le travail en tâches et estimez chacune d’après ce que des tâches similaires ont pris. Ajoutez ensuite les appels, relectures et petites corrections sur une ligne à part.
Comment savoir qu’un projet dépasse avant la fin ?
Comparez les heures saisies avec l’estimation pendant le projet. Si les heures utilisées augmentent plus vite que le travail fait, parlez du périmètre avec le client tant que vous pouvez encore le modifier.
Tidpunkt suit-il le temps automatiquement ?
Non. Vous démarrez et arrêtez les entrées vous-même, en deux clics depuis la barre de menus ou la zone de notification. Tidpunkt ne prend jamais de captures d’écran et n’enregistre pas l’activité.
Voyez le prochain dépassement avant la fin du projet
Saisissez votre temps depuis la barre de menus et comparez les heures estimées et réelles de chaque contrat au forfait.
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